Documentos comerciales

Los documentos comerciales como la nota de credito son comprobantes extendidos por una empresa o negocio para certificar las operaciones que se concretan en el ámbito de las transacciones.

Su importancia radica en la necesidad de controlar todas las acciones que se llevan adelante en una compañía: precisando el vínculo jurídico entre las partes que intervienen en un determinado intercambio, los documentos comerciales son pruebas fieles de que la empresa se adecua a las disposiciones de la ley y de que sus procesos cumplen con los usos y costumbres generalizados en la sociedad que la contiene.

Sin embargo, la existencia de los documentos comerciales también constituye un elemento central para la comprobación de los asientos de contabilidad, hecho que ha obligado a su conservación por 10 años registrados a partir de la fecha de emisión; recién luego de ese período, se pueden desechar.

El amplio espectro de documentación comercial incluye, por supuesto, a la NC, un comprobante que interviene en la circulación de valores. Pero antes de adentrarse en su utilización conviene repasar su origen.

Se llama crédito al compromiso que asume una persona, ya sea física o jurídica, de devolver una determinada cantidad de dinero o especies, en un plazo definido y de acuerdo a las condiciones establecidas de antemano. La palabra proviene del latín credititus, que se traduce como “cosa confiada”, por lo cual da cuenta del derecho que tiene una persona a recibir de otra un determinado beneficio preacordado.

Ahora bien, la nota de crédito es un documento, de carácter interno, mediante el cual el comerciante le informa a su cliente la acreditación de una cierta cantidad de dinero, que quedará a su favor.

Los motivos que conducen a la emisión de una NC son variados: devolución de mercaderías, errores en la facturación y concesión de bonificaciones o descuentos.

Por lo tanto, es un recurso que se usa a menudo para que el vendedor ponga en conocimiento del comprador que ha descargado de su cuenta un importe determinado, que siempre se traduce como una disminución en el saldo deudor.

Vale aclarar que, desde el punto de vista de la empresa que la confecciona, la NC representa una erogación.

Del mismo modo, cabe explicar que, en términos de conciliación bancaria, la nota de crédito que emite el banco supone un ingreso para la empresa. Es decir, el banco utiliza un documento para comunicarle a su cliente que ha consignado valores en su cuenta, por ejemplo, en virtud del impacto de la tasa de interés sobre el depósito que ha realizado.

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